Teambesprechungen sind kostbare Zeit. Bei einem Team von 10 Personen und einer Stunde Besprechung investieren Sie 10 Arbeitsstunden. Sorgen Sie dafür, dass sich diese Investition lohnt.
Typische Probleme in Teambesprechungen
- Zu lang, zu häufig
- Unklare Ziele
- Abschweifen vom Thema
- Einzelne dominieren
- Keine Ergebnisse
- Fehlende Verbindlichkeit
Vor der Besprechung
Tagesordnung
- Vorab verteilen (mindestens 1 Tag)
- Punkte priorisieren
- Zeitschätzung pro Punkt
- Ziel je Punkt angeben (Information, Diskussion, Entscheidung)
Vorbereitung der Teilnehmenden
- Was sollte gelesen werden?
- Welche Fragen sollen vorbereitet werden?
- Wer stellt was vor?
Raum und Material
- Flipchart, Moderationskarten
- Getränke
- Ungestörte Atmosphäre
Während der Besprechung
Moderation
- Pünktlich beginnen
- Tagesordnung und Zeitrahmen vorstellen
- Auf die Zeit achten
- Beim Thema bleiben
- Alle einbeziehen
- Ergebnisse zusammenfassen
Gesprächsregeln
- Ausreden lassen
- Beim Thema bleiben
- Ich-Botschaften
- Lösungsorientierung
Entscheidungen treffen
- Klarheit: Wer entscheidet?
- Methoden: Konsens, Mehrheit, Leitungsentscheidung
- Dokumentation: Was wurde entschieden?
Parkplatz
Für Themen, die wichtig sind, aber nicht auf der Tagesordnung:
- Auf Flipchart notieren
- Am Ende priorisieren
- In nächste Tagesordnung aufnehmen
Nach der Besprechung
Protokoll
- Zeitnah erstellen (innerhalb von 24h)
- Kurz und strukturiert
- Ergebnisse und Verantwortlichkeiten
- Termine
Nachverfolgung
- Vereinbarungen überprüfen
- Bei Nichteinhaltung ansprechen
- Erfolge würdigen
Besprechungsformate
Die klassische Teamsitzung
- Wöchentlich oder 14-tägig
- 60-90 Minuten
- Mischung aus Information und Diskussion
Das Kurzmeeting
- Täglich oder wöchentlich
- 10-15 Minuten, im Stehen
- Kurzer Austausch: Was steht an? Was brauche ich?
Die Klausur
- Halbjährlich oder jährlich
- Halber oder ganzer Tag
- Strategische Themen, Konzeptarbeit
Die Fallbesprechung
- Bei Bedarf
- Strukturiertes Format
- Fokus auf ein Kind oder eine Situation
- Kollegiale Intervision
Beteiligung fördern
- Methoden variieren (Kartenabfrage, Kleingruppen)
- Reihum-Prinzip bei Meinungsabfragen
- Stille Beteiligte direkt ansprechen
- Anonyme Rückmeldungen ermöglichen
Die Rolle der Leitung
- Moderation übernehmen oder delegieren
- Rahmen setzen
- Entscheidungen treffen, wenn nötig
- Kultur vorleben
Fazit
Gute Besprechungen sind kein Zufall. Sie erfordern Vorbereitung, klare Strukturen und konsequente Nachbereitung. Die Investition zahlt sich aus – in besserer Zusammenarbeit und Effizienz.
Dieser Artikel gehört zum Themenbereich Teamentwicklung. Weitere Artikel: Leitfaden für Einrichtungen